1. Mô hình quản lý hoạt động của tòa nhà 99 trúc bạch

                          Sơ đồ tổ chức khái quát các bộ phận chính trong tòa nhà 99 trúc bạch.

 

                                                                            SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

 

  • Giám đốc tòa nhà 99 trúc bạch.
  •  

Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp tòa nhà 99 trúc bạch, mọi vấn đề của tòa nhà 99 trúc bạch đều phải thông qua giám đốc và giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong tòa nhà 99 trúc bạch.

 

  • Phòng tiếp tân:

Có nhiệm vụ hoàn thành công việc đăng ký, giao phòng cho khách và nhận lại phòng, lập phiếu thanh toán và thu tiền của khách, nhận những yêu cầu của khách, giới thiệu và giải đáp những thắc mắc của khách.

 

  • Phòng bảo vệ:

Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, khuân hành lý và giữ gìn an ninh trật tự trong tòa nhà 99 trúc bạch. Theo dõi các thiết bị của tòa nhà 99 trúc bạch và chịu trách nhiệm về hệ thống ánh sáng.

 

 

  • Phòng phục vụ:
  •  

Kiểm tra và dọn vệ sinh phòng. Phục vụ ăn, uống, giặt ủi đưa đón khách bằng xe của tòa nhà 99 trúc bạch khi khách có yêu cầu.

                       

Sơ đồ trên nhằm xác định các luồng thông tin trao đổi giữa các bộ phận nhân viên cũng như khách hàng trong hệ thống quản lý tòa nhà 99 trúc bạch.

Sơ đồ tổng quan theo mô hình hóa quy trình đặt phòng

của ban quản lý của tòa nhà 99 trúc bạch:

 

 

Sơ đồ tổng quan theo mô hình hóa quy trình thuê phòng của

ban quản lý của tòa nhà 99 trúc bạch:

 

Sơ đồ tổng quan theo mô hình hóa quy trình

trả phòng của ban quản lý của tòa nhà 99 trúc bạch:

 

Tác nhân: Là một người hay một bộ phận tham gia vào hoạt động của hệ thống quản lý tòa nhà 99 trúc bạch.

Có hai loại tác nhân: Tác nhân bên trong hệ thống quản lý tòa nhà 99 trúc bạch gọi là tác nhân trong và tác nhân bên ngoài hệ thống quản lý tòa nhà 99 trúc bạch gọi là tác nhân ngoài.

Tác nhân trong quản lý tòa nhà 99 trúc bạch: Được biểu diễn bằng một vòng tròn, tác nhân ngoài quản lý tòa nhà 99 trúc bạch được biểu diễn bằng một hình chữ nhật, bên trong ghi tên của tác nhân.

Thông lượng: Là dòng thông tin truyền giữa hai tác nhân, được biểu diễn bằng một mũi tên đi từ tác nhân này đến tác nhân kia

.

Mô hình thông lượng thông tin quản lý tòa nhà 99 trúc bạch này là toàn bộ các dòng thông lượng giữa các tác nhân bên trong hệ thống quản lý tòa nhà 99 trúc bạch. Có một tác nhân ngoài (KHÁCH HÀNG) và hai tác nhân trong (BỘ PHẬN LỄ TÂN và BỘ PHẬN DỊCH VỤ).

 

Mô hình chi tiết miêu tả các hoạt động của các phòng ban của tòa nhà 99 trúc bạch.

Bây  giờ chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết các công việc cũng như cách thức tổ chức của sơ đồ trên:

              KHÁCH HÀNG ( Mã KH,  Họ Tên KH, Giới tính, Địa chỉ, Ngày sinh, Đthoại_ Fax,E_mail, CMND_PP, Quốc tịch ).

                        PHÒNG ( Mã P, Loại P, Giá cơ bản ).

                        TNGHI ( Mã TN, Tên TN ).

                        TTHBỊ ( Mã P, Mã TN, Số lượng ).

                        DỊCH VỤ ( Mã DV, Tên DV ).

                        CƠ QUAN ( Mã CQ, Tên CQ, ĐCCQ, ĐT_Fax CQ, E_mail CQ ).

                        CÔNG CHỨC ( Mã KH, Mã CQ, Chức vụ).

                        NHÂN VIÊN ( Mã NV, Tên NV, Chức vụ NV ).

              ĐĂNG KÝ ( Số DK, Ngày DK, Mã KH, Ngày đến, Giờ đến, Ngày đi, Giờ đi, Mã P, SLNL, SLTE, Tiền đặt cọc ).

                        HUỶĐK( Số DK, Mã KH, Ngày huỷ, Giờ huỷ ).

                        NPHÒNG ( Số DK, Mã KH, Mã P, Ngày nhận, Giờ nhận ).

                        TRẢ PHÒNG ( Số DK, Mã KH, Ngày trả, Giờ trả ).

                        SDDV(Số, Số DK, Mã KH, Ngày sử dụng, Mã DV, Đơngiá DV, Tiền trả trước ).

                        THANHTOAN(Mã PTT, Mã KH, Số DK, Ngày TT, Giờ TT, Số tiền, Mã P)

 

Khi khách hàng có nhu cầu ở tòa nhà 99 trúc bạch thì khách hàng có thể liên hệ với tòa nhà 99 trúc bạch để tiến hành làm thủ tục đăng ký phòng hoặc khách hàng có thể làm thủ tục thuê và nhận phòng để ở (trường hợp phòng còn trống). Có hai hình thức liên hệ: đến trực tiếp, qua điện thoại.

Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký thì khách hàng phải khai báo đầy đủ thông tin về mình cũng như thông tin về cơ quan (nếu có) khi Bộ phận Lễ tân (BPTL) yêu cầu. Hầu hết khách hàng đều phải đặt cọc một số tiền nhất định dựa vào loại phòng mà mình đã đăng ký.

Trường hợp các tổ chức thuê phòng thì tổ chức sẽ cử đại diện đến tòa nhà 99 trúc bạch làm thủ tục đăng ký. Việc quản lý thông tin các tổ chức sẽ được quản lý như thông tin cơ quan hoặc công ty, thông tin về người đại diện sẽ được quản lý như thông tin của công chức hay nhân viên của cơ quan đó.

Trong thời gian trước ngày nhận phòng tối thiểu là 1 tuần các khách hàng đăng ký theo đoàn phải gửi cho tòa nhà 99 trúc bạch bảng bố trí phòng ở của các thành viên để tòa nhà 99 trúc bạch phân bố phòng cho hợp lý.

Khi khách hàng đến nhận phòng thì ngoài số tiền đặt cọc, khách hàng phải gửi cho BPLT CMND_Passport ( hoặc các văn bằng có hình còn thời hạn sử dụng ). BPLT căn cứ vào đó để kiểm tra lại thông tin khi khách đăng ký phòng. Sau khi kiểm tra xong BPLT sẽ chỉ trả lại các văn bằng này khi khách hàng làm xong thủ tục trả phòng. Sau đó BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng để tiến hành giao phòng cho khách. Nếu khách không đồng ý thì làm thủ tục đổi phòng cho khách ( nếu còn phòng trống ). Trong thời gian ở tòa nhà 99 trúc bạch, khách có thể sử dụng các loại dịch vụ, yêu cầu phục vụ. Mọi yêu cầu sẽ do BPLT đảm nhiệm và đáp ứng trong phạm vi hoạt động của tòa nhà 99 trúc bạch. Khách hàng sử dụng dịch vụ chưa thanh toán thì Bộ phận dịch vụ sẽ ghi hoá đơn nợ và chuyển đến BPLT tính vào hoá đơn tổng.

Sau khi đặt phòng khách có thể huỷ đăng ký và phải bồi thường cho tòa nhà 99 trúc bạch theo quy định đã thoả thuận. Vì thế tiền đặt cọc là phải có trước khi nhận phòng. Để tránh rủi ro thì số tiền đặt cọc phải lớn hơn hay bằng số tiền phải bồi thường. Tuy nhiên trước 7 ngày nhận phòng khách huỷ đăng ký không phải bồi thường.

Khi hết thời hạn thuê phòng như đã đăng ký thì khách phải trả phòng cho tòa nhà 99 trúc bạch. Khi khách làm thủ tục trả phòng, BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng, tổng hợp lại các hoá đơn sử dụng dịch vụ chưa thanh toán trong thời gian khách ở tòa nhà 99 trúc bạch. sau khi tổng hợp in ra hoá đơn tổng để khách thanh toán và trả lại CMND_Passport cho khách. Hình thức thanh toán ở tòa nhà 99 trúc bạch chủ yếu bằng tiền mặt (tiền Việt nam_VNĐ).

·        Ghi chú:

Giá phòng có thể thay đổi theo mùa, khách quen và trẻ em.

Nếu khách hàng là vợ chồng thì phải có giấy đăng ký kết hôn.

Công việc cần làm nhằm đáp ứng:

1.      Cập nhật các thông tin

Danh mục khách hàng

Danh mục phòng

Danh mục các dịch vụ

Danh mục nhân viên

2.      Xem thông tin và in ra nếu cần

Danh sách khách hàng (DSKH) ở tại tòa nhà 99 trúc bạch

DSKH đăng ký thuê phòng

DSKH huỷ đăng ký

Danh sách phòng

Danh sách nhân viên

Phiếu thanh toán tiền

3.      Tra cứu thông tin

Khách hàng theo tiêu chí họ tên, phòng số

        Hoá đơn sử dụng dịch vụ

Hoá đơn tiền phòng

Bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết cách thức họa động của từng bộ phận trong quy trình quản lý tòa nhà 99 trúc bạch.

·        Quản lý khách hàng:

Mỗi khách hàng của tòa nhà 99 trúc bạch đều được tòa nhà 99 trúc bạch quản lý những thông tin sau: Họ tên, giới tính, địa chỉ, điện thoại_Fax(nếu có), E_mail(nếu có), số CMND_Passport (hoặc các văn bằng khác có hình), quốc tịch. Nếu khách hàng là công chức thì quản lý thêm các thông tin sau: Tên cơ quan, địa chỉ cơ quan, E_mail cơ quan.

 

·        Quản lý phòng:

Các phòng của tòa nhà 99 trúc bạch được quản lý dựa vào phòng số, loại phòng, giá cơ bản. Tòa nhà 99 trúc bạch gồm có ba loại phòng 1, 2, 3 tương ứng với giá như Ngoài ra mỗi phòng còn được trang bị  các tiện nghi, nên tiện nghi cũng được quản lý theo mã tiện nghi, tên tiện nghi. Còn trang bị tiện nghi theo phòng được quản lý dựa vào phòng số và số lượng tiện nghi trong từng phòng.

·        Quản lý đăng ký _ thuê phòng:

Tất cả các thông tin đăng ký thuê phòng đều được quản lý dựa trên số đăng ký, họ tên khách đăng ký, ngày đến, giờ đến, ngày đi, giờ đi, số lượng người lớn, số lượng trẻ em và số tiền đặt cọc.

·        Quản lý thông tin nhận phòng:

Tòa nhà 99 trúc bạch quản lý những thông tin sau: Số nhận phòng, họ tên người nhận phòng, ngày nhận, giờ nhận. Tất cả thông tin nhận phòng đều dựa vào thông tin đăng ký thuê phòng đã khai báo trước đó. Vì khách hàng có đăng ký mới được nhận phòng theo đúng thông tin mà khách đã đăng ký.

·        Quản lý việc trả phòng:

Dựa trên thông tin đăng ký thuê phòng và thông tin nhận phòng, việc trả phòng được tòa nhà 99 trúc bạch quản lý các thông tin sau: Số trả phòng, ngày trả, giờ trả, họ tên người trả (có thể trả phòng trước thời hạn đăng ký). Nếu khách hàng muốn gia hạn thêm thời gian ở tại tòa nhà 99 trúc bạch thì phải tiến hành làm thủ tục đăng ký lại. Bên cạnh việc trả phòng của khách thì tòa nhà 99 trúc bạch sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng.

·        Quản lý thông tin huỷ đăng ký:

Cũng như việc quản lý các công việc trên thì việc huỷ đăng ký được quản lý các thông tin sau: Số huỷ đăng ký, ngày huỷ đăng ký, giờ huỷ đăng ký, họ tên người huỷ đăng ký.

·        Quản lý nhân viên phục vụ tại tòa nhà 99 trúc bạch:

Tất cả những nhân viên làm việc tại tòa nhà 99 trúc bạch đều được quản lý các thông tin sau: Họ nhân viên, Tên nhân viên, Chức vụ của nhân viên.

Ngoài ra tòa nhà 99 trúc bạch còn quản lý thông tin về dịch vụ:  tên dịch vụ; tiện nghi. Tại  tòa nhà 99 trúc bạch có nhiều loại dịch vụ như: điện thoại, ăn uống, giặt ủi, đưa đón khách, chuyên chở đồ cho khách (khi khách yêu cầu)...

 

2. Quy trình quản lý hoạt động tòa nhà 99 trúc bạch.

 

Danh sách các quy trình cần xử lý trong việc quản lý tòa nhà 99 trúc bạch

Dưới đây là các quy trình quản lý chi tiết các hoạt động của tòa nhà 99 trúc bạch:

 

 

Bảng trên miệu tả các quy trình xử lý cho khách hàng trong việc kiễm tra thông tin cũng như đăng ký phòng.

Dưới đây là bảng phân công chi tiết các công việc của các nhân viện trong tòa nhà 99 trúc bạch.

 

(nguồn:sưu tầm và tổng hợp)